Bir dış satım departmanı kurarken ve idare ederken dikkat edilmesi gereken temel noktalar bulunmaktadır. Nitelikli personel; dış satımı uzman ve kurumsal olarak hakiki bir şekilde hiç yapmamış çoğu firmada, dış satım için sektör deneyiminin aşırı önemli olduğu düşüncesi hâkimdir. Belirli bir sektörde dış satım yapmış olmak işçinizin bazı konularda esas bilgileri edinmiş olduğu anlamına gelebilir. Ama esas bilgiler gerçekten kaliteli ve kararlı işçiler tarafından zaten oldukça kısa bir sürede öğrenilebilir.

İş bölümü; pek çok firma dış satımı ve dış alımı aynı departman görevleri arasına eklemekte, üstelik bazen bu iki ayrımlı işi aynı işçiye yüklemektedir. Sürdürülebilir ve başarılı bir dış satım sistemi için, dış satım tüm diğer firma fonksiyonlarından farklılaştırılmalıdır. İşçiniz tamamen dış satıma odaklı olmalıdır. Diğer yandan, dış satım departmanı içerisinde de görev farklılıkları olması, dış satımınızın ilerleyen devrelerinde oldukça önemlidir.

Dış Satımda Bölge Ayrımı

Dış satımınızın ilerleyen evrelerinde, işçilerinizin çalıştıkları bölgelerin farkı da önemlidir. İdeal bir dış satım departmanında her satış, operasyon ve döviz uzmanı farklı bir bölgeden mesuliyetli olur. Bu hem iş çokluğunu etkili bir şekilde yönetmeye, hem de işçinin, özellikleri ayrı ülke pazarlarınızı ve sizin bu pazarlardaki pozisyonunuzu, daha ayrıntılı inceleyerek, giderek profesyonelleşmesine olanak tanır. İş akışları; iş dağılımından sonra, yapılması gereken ilk iş, işçi için görev alanındaki işlerin yapılış kademelerini gösteren, talimat ve şemalar oluşturmaktır.

Bu sayede kurumsallaşmanın en önemli yararlarından biri olan bireye bağlılığın azalması sağlanacak, yeni işçi uyum ve öğretim aşamaları kolaylaşacak, işiniz öznel ve düzensiz anlayışlar ile değil, nesnel tariflerle ilerleyecektir. Dış satımda başarı için, pek çok sahada da olduğu gibi, kurumsallaşma yönünde gösterilen her gayret değerlidir.

Dijitalleşme

Dış satım departmanınızın da bazı dijitalleşme, özdevim ve çağa uyum sağlamaya dair gereksinimleri olacaktır. Müşteri yönetimi/CRM, işlemce yönetimi, evrak düzenleme özdevimleri gibi, birçok yazılım ya da bunları bir arada temin eden yönetim yazılımları hem işçinizin işini hızlandıracak, hem tüm takımınızın ve sizin işleri idare etmenizi kolaylaştıracaktır.